Apostil Nedir, Nasıl ve Nereden Alınır?

Kısa Cevap

Apostil, Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi kapsamında verilen bir tasdik şerhidir. Bir belgedeki imzanın doğruluğunu, imzalayanın sıfatını ve mühür veya damganın aslıyla aynı olduğunu teyit eder; belgenin içeriğini onaylamaz. Sözleşmeye taraf ülkelerde düzenlenen belgeler için apostil, konsolosluk tasdiki zincirinin yerine geçer.

Bu Durumda mısınız?

• Yurt dışından aldığınız bir diploma, doğum belgesi veya mahkeme kararını Türkiye’de kullanacaksınız.
• Türkiye’den aldığınız bir belgeyi yabancı bir ülkeye vereceksiniz ve sizden apostil isteniyor.
• Belgenizi aldığınız ülke Sözleşmeye taraf değil ve nasıl bir yol izleyeceğinizi bilmiyorsunuz.
• Kurum belgenizi “tasdik zinciri eksik” diyerek geri çevirdi.
• Diploma denklik dosyanız için belge hazırlıyorsunuz.

Apostil Neyi Tasdik Eder, Neyi Etmez?

Apostilin ne işe yaradığı, mevzuatta en açık biçimde kamu ihalelerinde belge sunuluşunu düzenleyen hükümde tarif edilmiştir. Aşağıdaki tanım kendi bağlamında, yani ihale dosyasına sunulan yabancı belgeler bakımından yazılmıştır; ancak apostil tasdikinin neyi teyit ettiğini tarif etmesi yönüyle kavramı anlamak için elverişli bir metindir:

“Apostil tasdik işleminden, belgedeki imzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla imzaladığının ve varsa üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi işlemi anlaşılır.”

(Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.31/3-(a) — kamu ihalelerinde belge sunuluşuna ilişkin düzenleme)

Buradaki üç unsura dikkat ediniz: imza, sıfat, mühür/damga. Belgenin içeriğinin doğruluğu, belgede yazılanların hukuka uygunluğu veya belgenin Türkiye’de hangi sonucu doğuracağı apostil kapsamında değildir. Apostilli bir diploma, o diplomanın Türkiye’de denk sayılacağı anlamına gelmez.

Apostil kurumunun kendisi 5/10/1961 tarihli Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine dayanır. Sözleşme metni bu yazıda alıntılanmamış, kurumu Türk mevzuatına yansıtan yürürlükteki düzenlemelerden yararlanılmıştır.

Hangi Hâlde Apostil Konsolosluk Tasdiki Yerine Geçer?

Apostilin asıl işlevi, uzun tasdik zincirini ortadan kaldırmasıdır. Aynı ihale mevzuatı bu muafiyeti kendi kapsamı bakımından şöyle kurar:

“Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf ülkelerde düzenlenen ve bu Sözleşmenin 1 inci maddesi kapsamında bulunan resmi belgeler, “apostil tasdik şerhi” taşıması kaydıyla Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır.”

(Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.31/3-(a) — kamu ihalelerinde belge sunuluşuna ilişkin düzenleme)

Muafiyetin bu düzenlemedeki iki koşulu şudur: belge Sözleşmeye taraf bir ülkede düzenlenmiş olmalı ve Sözleşmenin 1 inci maddesi kapsamındaki resmi belgelerden olmalıdır. Her yabancı belge bu kapsamda değildir.

Aynı hüküm, zincirin teselsülen kurulduğu hâlleri de usulüne uygun sayar: imzanın doğruluğu ve mührün aslıyla aynılığı, düzenlendiği ülkedeki yetkili diğer mercilerce teselsülen tasdik edilmişse ve apostil şerhi zincirdeki bir önceki merciye ilişkinse belge usulüne uygun sunulmuş kabul edilir.

Bu ayrıntılar ihale mevzuatının kendi kapsamına ilişkindir. Başvurduğunuz kurum (üniversite, nüfus müdürlüğü, tapu, mahkeme) kendi mevzuatında farklı bir tasdik veya tercüme usulü öngörebilir; belge hazırlamadan önce o işlemin dayandığı düzenlemeye bakılmalıdır.

Yargılamada geçerli genel kural

İhale mevzuatının dışına çıkıldığında dayanak iki hükümdür. Yargılamada kullanılacak yabancı resmî belgeler bakımından kural Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nda yer alır:

HMK m.224 — Yabancı resmî belgelerin yetkili makamlar tarafından onaylanması zorunluluğu

MADDE 224- (1) Yabancı devlet makamlarınca hazırlanan resmî belgelerin, Türkiye’de bu vasfı taşıması, belgenin verildiği devletin yetkili makamı veya ilgili Türk konsolosluk makamı tarafından onaylanmasına bağlıdır.

(2) Türkiye’nin taraf olduğu milletlerarası sözleşmelerin yabancı resmî belgelerin tasdiki ile ilgili hükümleri saklıdır.

İkinci fıkradaki saklı tutma, apostilin hukuki dayanağıdır: Lahey Sözleşmesi kapsamına giren belgede konsolosluk onayı aranmaz. Noterlik işlemleri bakımından paralel hüküm ise şudur:

Noterlik Kanunu m.195 — İmza ve mühür onaylanması

Madde 195 – Yabancı memleketlerde usulü uyarınca yapılan noterlik işlemlerinin altındaki o memleketin yetkili merciinin imza ve mühürü, konsolos tarafından onanır. Özel kanun hükümleri saklıdır.

Yargıtay, apostilin bulunmadığı hâlde izlenecek yolu şöyle tarif etmiştir:

“Apostille şerhi olmayan yani 1961 tarihli Lahey sözleşmesine taraf olmayan yabancı ülke noterlerince kendi mevzuatlarına uygun olarak düzenlenen vekaletnamelerde ilgili noterin bağlı bulunduğu resmi makam tarafından bu mercinin imza ve mührünün o yerdeki Türk Konsolosluğunca tasdik edilmesinden sonra bu vekaletnamelerle işlem yapılabilinmektedir.”

(Yargıtay 12. Hukuk Dairesi, E. 2019/566, K. 2020/714, T. 03.02.2020 — BOZULMASINA)

Buradaki pratik sonuç nettir: apostil varsa Türk konsolosluğunun ayrıca tasdiki aranmaz; apostil yoksa konsolosluk tasdiki zorunlu hâle gelir. Yurt dışından Türkiye’deki bir işleme vekâletname göndereceklerin en sık takıldığı nokta budur.

Dava dosyasında apostil eksikse doğrudan ret mi verilir?

Hayır. Apostilin bulunmaması belgenin yabancı resmî belge niteliğiyle kullanılmasını engeller; ancak eksiklik tamamlanabiliyorsa mahkemenin doğrudan esasa ilişkin ret kararı vermesi gerekmez. Yargıtay 2. Hukuk Dairesi, apostilsiz bir yabancı boşanma kararına dayanan tanıma davasında izlenecek usulü şöyle açıklamıştır:

“O halde, davacıdan “apostil” taşıyan yabancı mahkeme kararının istenilmesi, bu yönde davacıya uygun süre verilmesi veya dosyaya sunulmuş olan yabancı kararın ( …) aracılığıyla kararın verildiği devlete gönderilerek, bu devletin yetkili makamlarından 5.Ekim.1961 tarihli Lahey Konvansiyonu hükümlerine uygun “apostil” (tasdik şerhi) konulmasının istenilmesi, eksikliğin bu şekilde tamamlanmasından sonra işin esasının incelenmesi gerekir.”

(Yargıtay 2. Hukuk Dairesi, E. 2016/5132, K. 2016/6444, T. 31.03.2016 — bozma)

Kararın sonucu, apostil eksikliğinin her durumda önemsiz olduğu değildir. Eksiklik giderilinceye kadar belge HMK m.224 anlamında yabancı resmî belge olarak esas alınamaz. Ayrım şudur: eksiklik tamamlatılabilir bir belge sunma sorunudur; tek başına davanın esasının reddi nedeni değildir. Verilecek sürenin ve tamamlama yolunun somut dosyaya göre mahkemece belirlenmesi gerekir.

Apostil Yoksa: İki Alternatif Yol

Belgenin geldiği ülke Sözleşmeye taraf değilse iki yol kalır.

1. İkili anlaşma yolu. Türkiye ile ilgili devlet arasında imza, mühür veya damga tasdikini düzenleyen bir anlaşma veya sözleşme varsa, tasdik o hükümlere göre yaptırılabilir.

2. Konsolosluk tasdik zinciri. Bu yolda belge, düzenlendiği ülkenin Dışişleri Bakanlığı ya da yetkili diğer mercilerinin tasdikinin ardından o ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu tarafından tasdik edilir. Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunun bulunmadığı ülkelerde işlem, o ülkeyle ilişkilerden sorumlu konsolosluk tarafından yapılır. Alternatif olarak belge, sırasıyla düzenlendiği ülkenin Türkiye’deki temsilciliği üzerinden de tasdik edilebilir.

Aşağıdaki tablo, yukarıda aktarılan ihale mevzuatının kurduğu üçlü ayrımı özetler:

Durum	İzlenecek yol
Sözleşmeye taraf ülke, kapsamdaki resmi belge	Apostil yeterli; konsolosluk/Dışişleri tasdiki aranmaz
İkili anlaşma mevcut	Anlaşma hükümlerine göre tasdik
Diğer hâller	Ülke içi tasdik → o ülkenin Dışişleri Bakanlığı → TC Konsolosluğu

Yabancı Belgenin Türkiye’de İşleme Alınması

Gelen yönde, yani yabancı bir belgenin Türkiye’de kullanılmasında kural nüfus mevzuatında da tekrarlanır.

“La Haye Devletler Özel Hukuk Konferansınca hazırlanan Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf olan devletlerin yetkili makamlarınca verilmiş belgeler, belgenin aslına eklenecek tasdik şerhi (Apostille) ve noter tarafından onaylanmış Türkçe tercümesi ile birlikte işleme alınır.”

(Nüfus Hizmetleri Uygulama Yönetmeliği m.59/1-(b))

Bu hüküm iki şeyi birlikte arar: tasdik şerhi ve noter onaylı Türkçe tercüme. Apostil tek başına yeterli değildir; tercümenin onayı ayrı bir gerekliliktir.

Bir istisna da vardır: Milletlerarası Ahval-i Şahsiye Komisyonunca hazırlanan sözleşmeler gereğince düzenlenen, belirli bir formüle sahip çok dilli belgeler herhangi bir tasdik işlemine tabi tutulmadan doğrudan işleme alınır.

Türkiye’den Yurt Dışına Verilecek Belgeler

Giden yönde, nüfus belgeleri bakımından apostili kimin yaptıracağı düzenlenmiştir.

“Doğum, ölüm, evlenme, evlenme ehliyet belgesi ve nüfus kayıt örneği gibi belgeler, La Haye Devletler Özel Hukuk Konferansına üye ve 5/10/1961 tarihli Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf devlet makamlarına verilecek ise tasdik şerhi (Apostille) işlemi ilgili kişilerce yaptırılır.”

(Nüfus Hizmetleri Uygulama Yönetmeliği m.51/2)

Yani işlemi idare kendiliğinden yapmaz; ilgili kişi yaptırır.

Adlî belgeler bakımından ise adliyelerde ayrı bir kayıt tutulur:

“Yabancı makamlara verilecek adlî belgelerin tasdik bilgilerinin tutulduğu kayıttır.”

(Bölge Adliye ve Adlî Yargı İlk Derece Mahkemeleri ile Cumhuriyet Başsavcılıkları İdarî ve Yazı İşleri Hizmetlerinin Yürütülmesine Dair Yönetmelik m.239/1)

Bu kayıt tasdik yılı ve numarası, belgenin ait olduğu birim, imzalayan ve unvanı, gönderilecek ülke, tasdik tarihi ve çeviri dili gibi sütunlardan oluşur. Buradan çıkan pratik sonuç, adlî belgelerin tasdik sürecinin adliye bünyesinde yürüdüğü ve kayda bağlandığıdır.

Belge türüne göre apostil şerhini vermeye yetkili makamların tam listesi, Sözleşme uyarınca yapılan yetkili makam bildirimlerine dayanır. Elinizdeki belgenin türüne göre hangi makama başvuracağınızı işlem öncesinde teyit etmeniz yerinde olur.

Diploma Denklik Dosyasında Tasdik

Yurt dışı diploma denkliği başvurusunda Yönetmelik doğrudan “apostil” terimini kullanmaz; onay zincirini kendi terimleriyle kurar.

“Tanıma veya denkliği talep edilen diploma veya mezuniyet belgesinin aslı ile Türkiye Cumhuriyeti Dış Temsilcilikleri ya da Türkiye Cumhuriyeti noterleri tarafından onaylı sureti ve onaylı Türkçe tercümesi.”

(Yurtdışı Yükseköğretim Diplomaları Tanıma ve Denklik Yönetmeliği m.4/1-(c))

Burada aranan, aslı + onaylı suret + onaylı Türkçe tercüme üçlüsüdür. Belgenin bu zincire girebilmesi bakımından tasdik durumu önem taşır. Denklik sürecinin bütünü için yurt dışı diploma denkliği nasıl alınır yazımıza bakabilirsiniz.

Ayrıca denklik incelemesinde belgelerin gerçekliği ayrıca teyit edilir: Yönetmelik m.6/3, diploma ve diğer belgelerin gerçek olup olmadığı ile öğrenim programının türü, niteliği ve düzeyi konusunda başvuru sahibinden, ilgili yükseköğretim kurumundan veya ilgili ülke yetkili makamlarından belge teyidi ile ek bilgi ve belge isteneceğini düzenler. Yani apostil, teyit ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

Sık Yapılan Hatalar

• Apostili içerik onayı sanmak. Tasdik imza, sıfat ve mühürle sınırlıdır.
• Her yabancı belgeyi kapsamda saymak. Muafiyet, Sözleşmenin 1 inci maddesi kapsamındaki resmi belgeler içindir.
• Tercümeyi ihmal etmek. Noter onaylı Türkçe tercüme ayrıca aranır.
• Zincirin bir halkasını atlamak. Tasdikin teselsülen yapılmış olması aranır.
• Sözleşmeye taraf olmayan ülkede apostil aramak. O ülkelerde konsolosluk zinciri veya ikili anlaşma yolu işler.
• Apostilli diplomanın denklik sağladığını düşünmek. Denklik ayrı bir idari incelemedir.

Özet

• Apostil, imzanın doğruluğunu, imzalayanın sıfatını ve mühür/damganın aslıyla aynılığını teyit eden tasdik şerhidir.
• Belgenin içeriğini onaylamaz.
• Sözleşmeye taraf ülkelerde düzenlenen kapsamdaki resmi belgeler, apostil taşımaları kaydıyla konsolosluk ve Dışişleri tasdikinden muaftır.
• Taraf olmayan ülkelerde ikili anlaşma yolu veya konsolosluk tasdik zinciri işletilir.
• Yabancı belge Türkiye’de tasdik şerhi ve noter onaylı Türkçe tercüme ile işleme alınır.
• Çok dilli ahval-i şahsiye belgeleri tasdiksiz işleme alınır.
• Denklik dosyasında aranan zincir aslı, onaylı suret ve onaylı tercümedir; belge teyidi ayrıca istenebilir.