Apartman Karar Defteri Örneği: Nasıl Tutulur, Ne Yazılır?

Apartman karar defteri örneği, kat malikleri kurulunun toplantıda aldığı kararların yazıldığı noter tasdikli defterin doldurulmuş bir kaydını gösterir. Kat malikleri kurulu kararları, sayfaları birden başlayarak sırayla numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.32). Bu yazı apartman karar defterinin nasıl tutulduğunu, kararın nasıl alındığını, deftere ne yazılacağını ve karara nasıl itiraz edileceğini açıklar; yönetici seçimi, işletme projesi ve aykırı oy için doldurulacak apartman karar defteri örnekleri verir.

1. Apartman Karar Defteri Nedir?

Apartman karar defteri, kat malikleri kurulu kararlarının yazıldığı ve Kat Mülkiyeti Kanunu’nun tutulmasını zorunlu kıldığı defterdir. Anagayrimenkul, kat malikleri kurulu tarafından sözleşme, yönetim planı ve kanun hükümleri uyarınca verilecek kararlara göre yönetilir; bu kararlar noter tasdikli karar defterine yazılır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.32). Bütün kat malikleri, onların halefleri, yönetici ve denetçiler kat malikleri kurulunun kararlarına uymakla yükümlüdür (Kat Mülkiyeti Kanunu m.32).

Apartman karar defteri sonraki uyuşmazlıklarda da kullanılır. Bir husus hakkında ileride çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kural olarak ona göre çözülür (Kat Mülkiyeti Kanunu m.32). Bu yüzden karar defteri yalnız toplantı tutanağı değil, binanın yönetimine ilişkin kararların sürekli kaydıdır.

Apartman karar defteri bağımsız bölüm sayısına bağlı değildir; kurul kararlarının deftere yazılması bütün kurul kararları için aranır. Bağımsız bölüm sayısına bağlanan kural yönetici atanmasıdır: anagayrimenkulün sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü varsa yönetici atanması zorunludur (Kat Mülkiyeti Kanunu m.34). Kat malikleri kurulunun genel işleyişi kat malikleri kurulu yazımızda anlatılır.

2. Apartman Karar Defteri Noter Tasdiki ve Yıl Sonu Kapanışı

Apartman karar defteri iki ayrı noter işlemine tabidir: kararlar yazılmadan önce sayfaların tasdiki ve her yıl sonunda defterin kapatılması.

• Sayfa tasdiki: Defterin sayfaları birden başlayarak sırayla numaralanır ve her sayfası noter mührüyle tasdik edilir (Kat Mülkiyeti Kanunu m.32).
• Yıl sonu kapanışı: Karar defterinin, her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması zorunludur (Kat Mülkiyeti Kanunu m.36).

Apartman karar defterini tutma ve kapattırma görevi yöneticinindir. Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazmak, defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamak zorundadır. Bu görevleri yerine getirmeyen yöneticiye Kanunun 33. maddesinin son fıkrasındaki idari para cezası uygulanır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.36). Kanun saklama için bir yıl sayısı belirtmez. Yöneticinin diğer görevleri apartman yöneticisi yazımızdadır.

3. Apartman Kararı Nasıl Alınır?

Apartman kararı, kat malikleri kurulunun toplanması ve yeter sayıyla oy kullanmasıyla alınır; karar ancak bundan sonra deftere yazılır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun öngördüğü sıra şöyledir:

1. Olağan toplantı: Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.29).
2. Olağanüstü toplantı çağrısı: Önemli bir sebep çıkarsa yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin üçte birinin istemiyle, toplantı tarihinden en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilerek kurul her zaman toplanabilir (Kat Mülkiyeti Kanunu m.29).
3. İkinci toplantının bildirilmesi: İlk çağrıda, yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir; iki toplantı arasında bırakılacak süre yedi günden az olamaz (Kat Mülkiyeti Kanunu m.29).
4. Yeter sayı: Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. İlk toplantı yeter sayı sağlanamadığı için yapılamazsa ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır ve bu toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur; Kanunda ayrıca konulmuş yeter sayılar saklıdır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.30).
5. Deftere yazma ve imza: Karar deftere yazılır, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır ve aykırı oy verenler aykırılığın sebebini belirterek imza koyar (Kat Mülkiyeti Kanunu m.32).

3.1. Apartman Kararında Oy Hakkı

Apartman kararında her kat maliki, arsa payı oranına bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir. Birden fazla bağımsız bölümü olan kat maliki her bağımsız bölüm için ayrı oy hakkına sahiptir; ancak oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz (Kat Mülkiyeti Kanunu m.31). Kat maliki oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilir; bir kişi oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez, kırk ve daha az bağımsız bölümlü taşınmazlarda ise bir kişi en fazla iki kişiye vekâlet edebilir (Kat Mülkiyeti Kanunu m.31). Alınacak karar doğrudan kendisini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir, fakat oya katılamaz (Kat Mülkiyeti Kanunu m.31).

4. Apartman Karar Defterine Ne Yazılır?

Apartman karar defterine yazılacaklar Kat Mülkiyeti Kanunu’nun iki maddesinden çıkar. Kurul kararları deftere yazılarak toplantıda bulunanlarca imzalanır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.32); yönetici ayrıca kurul kararlarını, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazar (Kat Mülkiyeti Kanunu m.36). Bir karar kaydında şu bilgiler bulunur:

• Toplantının türü, tarihi ve yeri: Olağan yıllık toplantı mı, önemli sebeple çağrılan toplantı mı olduğu yazılır; olağanüstü toplantıda çağrının tarihi ve biçimi kaydedilir (Kat Mülkiyeti Kanunu m.29).
• Katılan kat malikleri ve yeter sayı: Bağımsız bölüm, ad ve arsa payı yazılır; toplantının sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlayla yapıldığı ya da ikinci toplantı olduğu belirtilir (Kat Mülkiyeti Kanunu m.30).
• Vekâletle katılanlar: Oyunu vekil eliyle kullanan kat maliki ve vekili yazılır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.31).
• Gündem ve karar: Her gündem maddesi için alınan karar ve kabul ile ret oyları yazılır.
• İmzalar ve aykırı oy: Toplantıda bulunan bütün kat malikleri imzalar; aykırı oy veren sebebini belirterek imza koyar (Kat Mülkiyeti Kanunu m.32).
• İhtar, tebligat ve giderler: Yönetici, kurul kararlarının dışında yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri tarih sırasıyla yazar (Kat Mülkiyeti Kanunu m.36).

Aykırı oyun sebebiyle birlikte yazılması, karara karşı açılacak davada süreyi de belirler: toplantıya katılıp aykırı oy kullanan kat maliki için iptal davası süresi karar tarihinden başlar (Kat Mülkiyeti Kanunu m.33).

5. Apartman Karar Defteri Örneği

Apartman karar defteri örnekleri aşağıda, en sık alınan iki karar için doldurulacak kayıtlar olarak verilmiştir. Köşeli parantez içindeki alanlar binanın kendi bilgilerine göre doldurulur. Yönetim planında Kanundan farklı bir toplantı zamanı, yeter sayı veya usul öngörülmüşse kayıt ona göre düzenlenir.

5.1. Apartman Yöneticisi Seçimi Karar Örneği

Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından atanır ve her yıl kurulun kanuni yıllık toplantısında yeniden atanır; eski yönetici tekrar atanabilir (Kat Mülkiyeti Kanunu m.34).

KAT MALİKLERİ KURULU KARARI          Karar No: [..]   Sayfa: [..]

Anagayrimenkul : [Apartman adı] - [Adres] - Ada [..] Parsel [..]
Toplantı       : [Tarih] - [Saat] - [Yer]
Toplantı türü  : Olağan yıllık toplantı (KMK m.29)
                 [VEYA ikinci toplantı - ilk toplantı tarihi: ..]

KATILANLAR:
  Bağımsız bölüm  Ad Soyad        Arsa payı   Vekil (varsa)   İmza
  [..]            [..]            [..]/[..]   [..]            ......
  Katılan sayı: [..] / [toplam]   Katılan arsa payı: [..] / [..]
  (sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazla: [evet])

GÜNDEM:
  1. Yönetici seçimi
  2. İşletme projesinin görüşülmesi

KARARLAR:
  1. [Ad Soyad], kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından
     çoğunluğuyla bir yıl için yönetici olarak atanmıştır.
     Kabul: [..]   Ret: [..]
  2. Yöneticinin hazırladığı işletme projesi [aynen / değiştirilerek]
     kabul edilmiştir. Aylık avans tutarı: [..]
     Kabul: [..]   Ret: [..]

AYKIRI OY:
  [Bağımsız bölüm - Ad Soyad]: [..] numaralı karara aykırı oy;
  sebebi: [..]                                         İmza: ......

İşbu karar toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanmıştır.

5.2. Apartman İşletme Projesi ve Aidat Karar Örneği

İşletme projesi kat malikleri genel kurulunda onaylanır; projede anagayrimenkulün bir yıllık tahmini gelir ve giderleri, her kat malikine düşecek tahmini miktar ve her kat malikinin vermesi gereken avans tutarı gösterilir (Kat Mülkiyeti Kanunu m.37). Kesinleşen işletme projeleri veya kurulun işletme giderleriyle ilgili kararları, İcra ve İflas Kanunu’nun 68. maddesinin birinci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.37); bu yüzden aidat kararının deftere eksiksiz yazılması, ödenmeyen aidatın takibinde kullanılır. Aidatını ödemeyen kat malikine karşı izlenecek yol aidat ödemeyene ne yapılır yazımızda anlatılır.

KARAR [..]: İŞLETME PROJESİ
[Takvim yılı] işletme projesi görüşülmüştür.
  Tahmini yıllık gider toplamı      : [..] TL
  Gider paylaşımının esası          : [Arsa payı / yönetim planı hükmü]
  Bağımsız bölüm başına aylık avans : [Ek listede bağımsız bölüm bölüm]
  Ödeme günü                        : Her ayın [..]. günü
Proje [aynen / değiştirilerek] oy çokluğuyla kabul edilmiştir.
  Kabul: [..]   Ret: [..]   Aykırı oy ve sebebi: [..]

6. Apartman Karar Defterindeki Karara İtiraz

Apartman karar defterindeki karara itiraz, sulh mahkemesinde açılan iptal davasıyla yapılır. Kurul toplantısına katılıp aykırı oy kullanan kat maliki karar tarihinden, toplantıya katılmayan kat maliki kararı öğrenmesinden başlayarak bir ay içinde ve her hâlde karar tarihinden başlayarak altı ay içinde anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh mahkemesine iptal davası açabilir; kararın yok veya mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre koşulu aranmaz (Kat Mülkiyeti Kanunu m.33).

Apartman kararının iptali davası, kat maliklerini temsilen yöneticiye husumet yöneltilerek açılabilir; yönetici açılan davayı bütün kat maliklerine duyurur ve kurul kararı iptal edilirse yargılama giderleri ortak giderlerden karşılanır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.38). Davanın süresi, görevli mahkemesi ve iptal sebepleri kat malikleri kurulu kararının iptali yazımızda ayrıntılı anlatılır.

7. Apartman Karar Defteri ile Kentsel Dönüşüm Kararının Farkı

Apartman karar defteri, kentsel dönüşüm kararının yazıldığı belgeden ayrıdır. Apartman kararı Kat Mülkiyeti Kanunu’ndaki sayı ve arsa payı çoğunluğuyla alınır (Kat Mülkiyeti Kanunu m.30). Riskli yapının bulunduğu parselde yeniden bina yaptırılmasına ve kat karşılığı uygulamaya ise, yapının paydaşı olup olmadıkları gözetilmeksizin hisseleri oranında paydaşların salt çoğunluğuyla karar verilir (6306 sayılı Kanun m.6/1). Kentsel dönüşüm toplantısı, kararı ve tutanağı kentsel dönüşüm karar defteri örneği yazımızda anlatılır.